Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, η “πάροχος υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης παραστατικών πωλήσεων” είναι μια εταιρεία που, μετά από εντολή του πελάτη της, εκδίδει ηλεκτρονικά παραστατικά χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικά μέσα, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, για λογαριασμό του πελάτη.

Ο πάροχος υποχρεούται να διαθέτει άδεια καταλληλότητας λογισμικού για τις Υπηρεσίες Παροχής Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ). Για την επίτευξη αυτού του σκοπού, συνιστάται να συμμετέχει σε μια διαρκή, πενταμελή Επιτροπή Ελέγχου Καταλληλότητας που αναγνωρίζεται από την Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ). Η επιτροπή αυτή είναι υπεύθυνη για την πιστοποίηση του λογισμικού που χρησιμοποιείται για την Ηλεκτρονική Έκδοση Στοιχείων.

Τα λογιστικά αρχεία (στοιχεία) των υπόχρεων οντοτήτων δύναται να εκδίδονται με τη χρήση υπηρεσιών παρόχου μέσω εγκεκριμένου λογισμικού «Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ». Όλα τα τιμολόγια ή στοιχεία λιανικής πώλησης, που εκδίδονται και αυθεντικοποιούνται με τη χρήση υπηρεσιών παρόχου ηλεκτρονικής έκδοσης παραστατικών πωλήσεων, θεωρούνται ηλεκτρονικά τιμολόγια ή ηλεκτρονικά στοιχεία λιανικής πώλησης αντίστοιχα, και αναφορικά με την έκδοση και αυθεντικοποίηση αυτών, ισχύουν οι διατάξεις των άρθρων 14 και 15 του ν. 4308/2014.

Το εκδοθέν έγγραφο διατίθεται στον αποδέκτη τόσο σε ηλεκτρονική μορφή μέσω των υπηρεσιών του παρόχου, όσο και σε εκτυπώσιμη μορφή, εάν αυτό αιτηθεί. Ειδικά για κάθε λιανική πώληση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών, τα αντίστοιχα στοιχεία λιανικής πώλησης εκτυπώνονται και παραδίδονται στους καταναλωτές μαζί με την παράδοση των αγαθών ή με την ολοκλήρωση της παροχής υπηρεσιών.

Τα ηλεκτρονικά παραστατικά λιανικής πρέπει να έχουν επαληθευτεί από τον πάροχο και να είναι δυνατή η άμεση προεπισκόπηση του περιεχομένου τους μέσω της ιστοσελίδας του παρόχου προτού παραδοθούν στον πελάτη λιανικής.

Επιπλέον, σε κάθε έγγραφο που εκδίδεται μέσω υπηρεσιών παρόχου, αναφέρεται η επωνυμία και ο ιστότοπος του παρόχου, ενώ περιλαμβάνεται και η συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης, ο Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης (Μ.ΑΡ.Κ.) και το αναγνωριστικό του έγγραφου.

Μεταξύ άλλων, ο παροχέας είναι υποχρεωμένος να παρέχει άμεση πρόσβαση στα δεδομένα που αφορούν κάθε εταιρεία-πελάτη με την οποία συνεργάζεται, τόσο στην ίδια την εταιρεία-πελάτη όσο και στις αρμόδιες υπηρεσίες της ΑΑΔΕ, για φορολογικούς ελέγχους. Ειδικότερα, ο παροχέας διαθέτει κατάλληλη διεπαφή προς την ΑΑΔΕ για τη λήψη στοιχείων παραστατικών των εταιρειών στις οποίες παρέχει υπηρεσίες. Η διεπαφή επιτρέπει την άμεση λήψη όλων των στοιχείων κάθε παραστατικού, βασιζόμενη σε κριτήρια αναζήτησης, όπως αναρτώνται στον ιστότοπο της ΑΑΔΕ, μέχρι το τέλος του επόμενου ημερολογιακού έτους από την έκδοσή τους.

Ο παροχέας είναι υπεύθυνος για την ακρίβεια και πληρότητα των δεδομένων που διαβιβάζονται στην ΑΑΔΕ, καθώς και για τη συμμόρφωση προς τους επιχειρησιακούς και τεχνικούς κανόνες. Τα δεδομένα των παραστατικών μεταδίδονται σε πραγματικό χρόνο από την ημέρα έκδοσής τους.

Ο παροχέας πρέπει να διαφυλάσσει τα δεδομένα των παραστατικών και τα σχετικά στοιχεία αυθεντικοποίησης για κάθε εταιρεία-πελάτη, σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις και για το χρονικό διάστημα που καθορίζεται από την εκάστοτε οντότητα-χρήστη. Η διαφύλαξη συμμορφώνεται με τις διατάξεις των νόμων 4308/2014 και 4174/2013.

Η διατήρηση εμπιστευτικότητας των δεδομένων που αποκτήθηκαν κατά τη συμβατική σχέση με τις οντότητες που συνεργάζεται είναι υποχρέωση του παροχέα. Δεν επιτρέπεται η αποκάλυψη ή η χρήση των δεδομένων αυτών για προσωπικό ή τρίτο συμφέρον.

Ο πάροχος έχει τις ακόλουθες υποχρεώσεις:

1. Να διαθέτει επαρκές τεχνικό προσωπικό και ένα ολοκληρωμένο δίκτυο υποστήριξης.

2. Να καταγράφει και να τεκμηριώνει μια πολιτική ασφάλειας σχετικά με τη διαχείριση ψηφιακών δεδομένων. Η πολιτική ασφάλειας πρέπει να είναι πιστοποιημένη σύμφωνα με το πρότυπο ISO 27001.

3. Να διαθέτει οικονομική επάρκεια κατά τη διάρκεια υποστήριξης των Υπηρεσιών Υποστήριξης Αναστολής Εκδόσεως Στοιχείων (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ), για τις οποίες έχει λάβει άδεια καταλληλότητας.

4. Να τηρεί τα δεδομένα που αφορούν τα εκδοθέντα παραστατικά εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Αυτές οι υποχρεώσεις εξασφαλίζουν τη σωστή λειτουργία και την ασφάλεια των ψηφιακών δεδομένων που διαχειρίζεται ο πάροχος.